Ludzkość ma do dyspozycji dwa światy: ten realny, który właśnie jest nam organiczny i ten wirtualny, z którego zaczynamy korzystać na potęgę. Nie zaśmiecajmy więc tego wirtualnego, bo ograniczymy sobie możliwość komunikacji w Internecie.
Z uwagi na to, że miliony ludzi przeszło na pracę zdalną i korzystają m.in z aplikacji do tele/video – konferencji, poniżej zawarłem tuzin wskazówek technicznych i organizacyjnych, aby praca zdalna była sprawniejsza. Pamiętajmy, że łącza internetowe także mają swoją przepustowość, a sieci są teraz bardzo obciążone.
1. Jeśli nie musisz, nie korzystaj z przesyłania obrazu.
W aplikacjach do video-rozmów – pamiętaj, że obraz „zjada” więcej łącza internetowego – jak nie musisz przekazywać i odbierać obrazu z kamery – wyłączą kamerkę.
2. Uważaj na transfer danych LTE.
Video – rozmowy pochłaniają więcej „danych” niż sama rozmowa, czy wyświetlanie zdalne dokumentu. Jeśli korzystasz z domowego Internetu LTE lub Internetu w telefonie, pamiętaj, że większość operatorów LTE stawia limity, po przekroczeniu których spada prędkość łącza i Internet działa wolnej.
3. Domyślne ustawienia prywatności blokują kamerkę i mikrofon.
Wiele aplikacji / systemów posiada domyślnie wyłączoną kamerkę, mikrofon i potrzebuje Twojego „zezwolenia” na uruchomienie. Dlatego warto troszkę wcześniej, przed spotkaniem online, sprawdzić czy mikrofon / kamerka działa, czy nie są one wyłączone. Także po samym uruchomieniu aplikacji i dołączeniu do rozmowy, może się okazać, że kamera i mikrofon będą domyślnie w aplikacji wyłączone i trzeba je ręcznie włączyć.
4. Wyłącz synchronizację plików / aktualizację aplikacji / systemu na czas telekonferencji.
Jeśli wiesz, że będziesz prowadzić telekonferencję, warto wyłączyć (czasowo wstrzymać) wszelkiego rodzaju synchronizację (OneDrive, Google Drive itd.) aby połączenie nie było zakłócane. Warto też ograniczyć inne urządzenia podłączone do danego punktu dostępowego (telefon, tablet, TV czy urządzenia innych członków rodziny).
5. Wyłącz niepotrzebne aplikacje czy zakładki w przeglądarce.
Im więcej masz otwartych aplikacji, zakładek w przeglądarce, tym bardziej obciążasz sieć i swój komputer. To spowalnia pracę zdalną.
6. VPN i inne zapory.
Jeśli korzystasz z jakiegoś rozwiązania typu VPN, zapory sieciowe / firewalle, mogą one także zakłócać / uniemożliwiać prowadzenie telekonferencji. Więc jeśli masz problemy z tele/video – konferencją, warto sprawdzić konfigurację tych zabezpieczeń.
7. Narzędzia do pracy zdalnej.
A. do celów służbowych polecam: Microsoft Teams (nie mam żadnych korzyści z tym związanych). Twój rozmówca nie musi mieć konta w Office 365, ani żadnej zakupionej licencji. Może on sobie ściągnąć darmową wersję aplikacji (szczegóły tutaj). Oczywiście Twórca spotkania online musi posiadać konto w Microsoft, ale zapraszani na „spotkanie” goście nie muszą nawet mieć zainstalowanej aplikacji, mogą dołączyć do spotkania wyłącznie przez przeglądarkę internetową na komputerze. (uwaga Microsoft Teams: RODO zgodne / umowy / przetwarzanie poza EOG jest przez MS „załatwione” :))
B. do celów prywatnych: polecam meet.jit.si nie wymaga licencji, instalacji, darmowe (open) rozwiązanie. Można nie tylko przez przeglądarkę, ale można też przez wygodną aplikację na telefonie. (uwaga: przeglądarki Chrome czy nowy Edge działają, ale stary MS Explorer już nie; nie badałem kwestii zgodności z RODO, dlatego polecam do „czysto” prywatnego / domowego użytku.)
WAŻNE: pamiętaj, że korzystanie z WhatsAppa, Messengera, Google Hangouts Meet czy innych rozwiązań co celów służbowych, może rodzić ryzyka prawne związane z RODO. Nie jest to zabronione, ale trzeba zapewnić legalny transfer danych poza EOG i informować o tym klientów / współrozmówców – to taka generalna uwaga do Poradnika opublikowanego przez KIRP, w którym to (sic!) nie wspominana się nic o zgodności transferu danych poza EOG w związku z korzystaniem zaprezentowanych w nim narzędzi!)
8. Skype odszedł do lamusa.
Microsoft wycofuje z użytkowania Skype, zastąpił go Teamas’ami. Można go używać, ale bardzo nie rekomenduję, bywa, że działa opornie.
9. Korzystaj z Outlooka / systemu pocztowego przez przeglądarkę.
Korzystanie z Outlook’a czy innego klienta poczty elektronicznej przez przeglądarkę, jest bardzo opłacalne bo aplikacje na komputerach mają tendencję do ściągania i przechowywania ogromniej ilości danych. A przez przeglądarkę nie ściągam się tyle danych, co nie obciąża tak bardzo komputera i sieci. (UWAGA: oczywiście, jeśli Twoja organizacja pozwala na korzystanie z webowej wersji systemu pocztowego. Osobiście dziwię, się jeśli dziś są jeszcze takie zakazy).
10. Wyłącz streaming / YouTube ect.
Każdy streaming obciąża zarówno Twój komputer jak i łącze, którym się podłączasz do Internetu. Twoje domowe łącze internetowe i komputery przeważnie są znacznie wolniejsze niż łącza internetowe w pracy (przeważnie) Podczas wideokonferencji warto więc wyłączyć działające w tle „filmiki” / muzykę.
11. Problemy z MS Teams.
Choć nadal polecam to rozwiązanie do celów służbowych, to z uwagi na ogromne obciążenie serwerów, Microsoft informuje nas co chwilę o problemach w dostępnie do usług online w tym do Teams. Więc niestety pozostanie nam tylko cierpliwość. Nikt nie planował takiego przyrostu użytkowników w tak krótkim czasie.
12. Zapychana sieć Internet.
Informatycy od sieci internetowych przyznają, że od kilkunastu lat nie widzieli tak wykorzystywany łączy internetowy i takiego transferu danych. Biorąc pod uwagę jak wszyscy (rząd, szkoły, uczelnie, firmy ect.) promują teraz pracę zdalną, wiele może się wydarzyć: od przerw w dostępie do Internetu, przez ograniczenia po stronie operatorów, aż po zwiększone rachunki za korzystanie z Internetu. Pozostaje nam tylko cierpliwość i rzetelna nauka kompetencji cyfrowych całego społeczeństwa!
Niestety, ale musimy zmieniać swoje nawyki korzystania z narzędzi do komunikacji internetowej. Nic nie jest stałe. Świat wirtualny się zmienia, a nasze nawyki muszą zmieniać się razem z nim.